Giriş
Kişisel verilerin işlenmesi ve aydınlatma metinlerinin zaruri olduğu durumların ortaya çıkmasıyla, web sitelerinde ve formlarda yüzlerce aydınlatma metinleri görmeye başladık. Bu aydınlatma metinlerini okurken aslında ne kadar önemli olduklarını unutmamak gerekir. Yani bir aydınlatma metninin hukuka uygun olarak oluşturulması önem arz etmektedir. Hepimiz özellikle iş hayatımızda KVKK’nun getirdiği uyum sürecini tamamlamaya çalışmaktayız. Bu uyum sürecinin en önemli kısmı da aydınlatma metinleri ile başlamaktadır.
Aydınlatma yükümlülüğü, ilgili kişinin kişisel verisini işlemeden önce açık rızasının alınması aşamasına henüz gelmeden bu konu ile ilgili bilgilendirilmesiyle yerine getirilir. Böylece kişisel verisi işlenecek olan kişi, bu verilerinin nasıl ve ne süre ile işleneceği hususunda bilgi alır ve, kişisel verilerinin kanuna uygun olarak işlendiği hususunda bilgi sahibi olur.
Aydınlatma Metni Nasıl Olmalıdır?
Kişisel Verilerin Koruması Kanunu’nun 10. Maddesinde aydınlatma metninde bulunması gereken hususlar belirtilmiştir. Bunlar;
- Veri Sorumlusunun veya Varsa Temsilcisinin Kimlik Bilgileri
- Kişisel Verilerin İşlenme Amacı
- Kişisel Verilerin Kimlere, Hangi Amaçla Aktarılabileceği
- Kişisel Veri Toplaması ve Hukuki Sebebi
- Kanunun 11. Maddesindeki Diğer Haklar
Ayrıca belirtmek gerekir ki, yukarıdaki hususlardan yalnızca asgari hususlar olup, aydınlatma metninin yazılı yapılması zorunlu tutulmamıştır. Aydınlatma yükümlülüğü her türlü yazılı, sözlü yerine getirilebilir. Fakat önemle belirtmek gerekir ki, yazılı bir aydınlatma metni her zaman hukuki ispat açısından daha avantajlıdır.
Veri sorumlusu, işlenecek olan verileri iyi tespit etmeli ve bu verilerin paylaşılacağı yer ve kişilerin şeffaf bir şekilde ilgili kişiye aktarımını sağlamalıdır. Aksi takdirde veri sorumlusu ciddi mali yaptırımlarla karşı karşıya kalabilmektedir. Yurt içi veya yurt dışına aktarım yapılmasına ilişkin bilgilendirme de aynı zamanda aydınlatma metninde yer almalıdır.
Açıklayıcı bir Kişisel Verileri Koruma Kurulu Kararı’na buradaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz: https://kvkk.gov.tr/Icerik/6849/2020-766
Son olarak belirmek gerekirse; aydınlatma metnini herkesin anlayacağı, karışıklığa sebep vermeyecek biçimde oluşturmak gerekir. Örnek vermek gerekirse; kamera kaydı alınan bir binada “kamera kaydı alınmaktadır” levhası yeterli bir aydınlatma olarak kabul edilmemektedir.
Sonuç
Aydınlatma metni her hususa özel olarak hazırlanması gerektiğinden, uzmanlık gerektiren bir işlemdir. Bu nedenle de aydınlatma metni hazırlanması işlemlerinde bir avukattan yardım almak, veri sorumluları için daha faydalı olacaktır.